Наше общее дело
Совместная работа над документами и проектами никогда не была проще, чем сегодня. И как мы умудряемся всё испортить? Чтобы избежать больших проблем в следующий раз учтите вот что.
Наименование: присвойте файлу проекту название, включающее в себя номер версии и дату. Что-то вроде "Презентация 1 книги 24 октября". При каждой серьёзной модификации изменяйте номер на +1.
Не используйте слов вроде "финальная" или "окончательная", все мы в курсе, что завершение проекта это неуловимая тонкая материя.
Кто распределяет права доступа? Современные облачные сервисы кое-как справляются с этой задачей, но лучше согласовать дополнительно с какой версией сейчас работает команда. Если два человека одновременно редактируют разные варианты документа, часть усилий тратится в никуда. А если таких людей десятки или сотни?
Предлагаемые правки: В Google.Docs по умолчанию установлен режим "редактирования" (маленький карандаш). Вы можете переключить его на режим "предложений". Он позволит контролирующему редактору видеть предлагаемые изменения, после чего принимать или отклонять их.
Общий документ почти всегда лучше, чем поток электронной почты: если ещё не совсем ясно над чем работает команда, создайте общий документ над предварительных идей. Набросайте первые мысли и предложите другим редактировать Ваш материал и добавлять свой. Спустя короткое время группа получит повестку дня или ранний план действий. Обычный способ с бесконечными потоками электронной почты кажется проблематичным – большое количество участников может запутаться в трёх соснах, не говоря уже про недосказанности и противоречия.
Исходный формат: Текстовый документ лучше PDF, но даже PDF лучше, чем просто снимок экрана. Начав с электронной таблицы в виде скриншота, поместив его в PowerPoint и отправив эту модификацию по электронной почте в формате PDF Вы гарантированно сделаете дальнейшую работу над файлом первородным хаосом. Лучше создайте папку с логичным названием и раздайте участникам необходимые права доступа.
P.S. Я хотел бы обратиться к читателям чтобы изменять и улучшать этот пост, но всё-таки блог это не самый подходящий формат. Давайте пока ограничимся обратной связью и комментариями.